Eine Hotelgruppe veröffentlicht eine Umfrage, nach der Tagungshotels erste Wahl bleiben. Das ist ungefähr so überraschend wie eine Bäckerei-Studie über den Wert von Frühstück. Trotzdem lohnt der Blick hinein. Zwei der Zahlen sagen nämlich etwas, das die Pressemitteilung gar nicht betont: Der Markt schrumpft nicht. Die Liste der Häuser, die überhaupt noch in Frage kommen, wird kürzer.
Wer da eigentlich gefragt hat
BWH Hotels Central Europe hat im August 2026 261 Tagungsplaner, Hoteleinkäufer und Eventorganisatoren befragt. Hinter dem Kürzel steckt die Best-Western-Gruppe, die in zehn Ländern rund 270 Häuser betreut. Ein Verbund von Tagungshotels gibt also eine Umfrage über die Beliebtheit von Tagungshotels heraus. Das entwertet die Erhebung nicht, aber du solltest es mitlesen, wenn du auf die Schlagzeile stößt: 60 Prozent der Befragten wollen ihre Tagungen 2026 vorwiegend im klassischen Tagungshotel abhalten.
Weniger im Eigeninteresse und deshalb belastbarer ist die Formatverteilung. 79 Prozent der Veranstaltungen finden in Präsenz statt, hybride Formate kommen auf elf Prozent, rein digitale auf acht. Mehrere Fachmedien haben die Erhebung unabhängig voneinander aufgegriffen. Wer 2021 geglaubt hat, das Tagungsgeschäft wandere dauerhaft in die Videokonferenz, lag falsch.
Der Befund steht im Budgetteil
41 Prozent der Befragten melden ein unverändertes Veranstaltungsbudget. Gleichzeitig reduzieren 42 Prozent die Anzahl ihrer Veranstaltungen.
Lies die beiden Zahlen zusammen, dann steht da: Es ist ungefähr gleich viel Geld im Markt, verteilt auf weniger Termine. Pro Veranstaltung steigt also das Budget, während die Zahl der Gelegenheiten sinkt, an dieses Budget zu kommen.
Das ist keine Sparrunde, sondern Verdrängung. Wenn ein Unternehmen statt sechs Offsites nur noch vier macht, fallen nicht 33 Prozent des Umsatzes gleichmäßig bei allen Häusern weg. Es fallen zwei komplette Vergaben weg, und die verbliebenen vier gehen an Häuser, die es in die engere Auswahl geschafft haben. Für dich ist das entweder ein besseres Jahr oder ein deutlich schlechteres. Ein durchschnittliches wird es kaum.
Dein Haus muss dafür nicht groß sein
76 Prozent der Veranstaltungen finden mit bis zu 50 Teilnehmern statt. Über die Hälfte dauert ein bis zwei Tage mit Übernachtung, rund ein Viertel sind reine Tagesveranstaltungen.
Das ist die Zahl, die ich Häusern zeige, die sich selbst aus dem MICE-Geschäft herausdefinieren, weil sie keinen Saal für 300 Leute haben. Der Markt, um den es geht, ist der für Gruppen unter 50. Und die Mehrheit dieser Gruppen übernachtet, was aus einem Seminartag ein Geschäft mit Zimmerumsatz, Abendessen und Frühstück macht. Ein Tagungsraum für 30 Personen mit anständiger Technik ist in dieser Rechnung kein Kompromiss, sondern die Zielgröße.
Die 24-Stunden-Erwartung entscheidet die Vorauswahl
57 Prozent der Befragten erwarten eine Reaktion auf ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden. Weiteren 33 Prozent reicht eine Rückmeldung binnen 48 Stunden. Zusammen sind das neun von zehn Planern, die innerhalb von zwei Arbeitstagen etwas hören wollen.
Mit Höflichkeit hat das wenig zu tun. Bei einer Anfrage, die parallel an vier oder fünf Häuser geht, ist die Antwortzeit die Vorauswahl. Wer als Erster mit einem brauchbaren Angebot dasteht, definiert den Vergleichsrahmen für alle danach. Wer am dritten Tag antwortet, bewirbt sich um einen Platz in einer Entscheidung, die im Kopf des Planers schon gefallen ist.
Wie tief dieses Problem in der Branche sitzt und warum es eng mit der Frage zusammenhängt, wo deine Anfragen überhaupt herkommen, habe ich in Warum deine MICE-Anfragen im Portal landen statt bei dir aufgeschrieben. Kurzfassung: Mehr Sichtbarkeit ohne schnelle Bearbeitung erzeugt nur teurere Absagen.
Nachhaltigkeit und KI tauchen im Kriterienkatalog auf
Die Umfrage nennt neben Preis, Lage und Erreichbarkeit zwei Kriterien, die an Bedeutung gewinnen: Nachhaltigkeit und der Einsatz von künstlicher Intelligenz.
Dazu veröffentlicht BWH keine Prozentwerte, und ich baue dir hier keine hin. Was ohne Zahl trotzdem gilt: Beide Kriterien lassen sich nur bewerten, wenn sie auf deiner Website stehen. Ein Planer, der Nachhaltigkeit in seiner Auswahlmatrix hat, sucht nach Belegen, nicht nach Haltung. Zertifikat, Stromquelle, Anreise mit Bahn, Regionalität im Catering. Steht davon nichts auf der Tagungsseite, wirst du in dieser Spalte mit null bewertet, unabhängig davon, was du tatsächlich machst.
Was ich Tagungshotels jetzt rate
Nimm die 24-Stunden-Erwartung als harte Vorgabe und miss dich daran. Nicht schätzen, sondern nachsehen: Wie lange lagen deine letzten zehn MICE-Anfragen bis zur ersten Antwort? Diese eine Messung deckt in den meisten Häusern mehr auf als jede Marketingdiskussion.
Danach kommt die Sichtbarkeit für Gruppen unter 50 Personen. Eine Seite, die “Tagen und Feiern” heißt, beantwortet keine einzige der Fragen, die ein Planer wirklich stellt. Wer nach einem Haus für eine Klausurtagung mit 30 Personen und Übernachtung sucht, will Raumgröße, Bestuhlung, Pauschale und Anreise als lesbaren Text sehen. Und zwar bevor er das Kontaktformular ausfüllt.
Und schreib auf, was du bei Nachhaltigkeit und bei digitalen Abläufen tatsächlich tust. Ein Satz pro Punkt reicht, solange jemand ihn nachprüfen kann.
Ein Rechenbeispiel
Die folgenden Zahlen sind angenommen, kein gemessener Kundenfall. Die Rechnung dahinter stimmt trotzdem.
Nimm ein Haus mit 45 Zimmern und einem Tagungsraum für 40 Personen. Fünfzig MICE-Anfragen im Jahr, jede fünfte wird gebucht, macht zehn Veranstaltungen. Eine davon bringt bei 25 Teilnehmern, zwei Tagungstagen mit Pauschale, einer Übernachtung und einem Abendessen gut 7.000 Euro. Zusammen rund 70.000 Euro aus dem Tagungsgeschäft.
Jetzt kürzen deine Firmenkunden die Zahl ihrer Termine, so wie es 42 Prozent der Befragten angeben. Aus fünfzig Anfragen werden vierzig. Deine Abschlussquote bleibt gleich, dein Ergebnis nicht: acht Veranstaltungen. Dass pro Termin mehr Budget da ist, fängt das nur zum Teil auf. Selbst mit zehn Prozent mehr Umsatz je Veranstaltung landest du bei knapp 62.000 Euro. Gut achttausend weniger, ohne dass du irgendetwas falsch gemacht hättest.
Interessant wird es beim Gegenrechnen. Um wieder auf das alte Niveau zu kommen, brauchst du aus diesen vierzig Anfragen genau eine Buchung mehr. Neun statt acht, also 22,5 statt 20 Prozent. Kein Anbau, kein zweiter Vertriebler, eine einzige zusätzliche Zusage im Jahr. Ungefähr in dieser Größenordnung bewegt sich die Frage, ob du binnen 24 Stunden antwortest oder am dritten Tag.
Warum daraus ein gutes oder ein schwaches Jahr wird
Firmen tagen weiter vor Ort, überwiegend im Hotel, und in Gruppengrößen, die auch ein mittelgroßes Haus bedienen kann. So weit trägt die Umfrage. Nur entscheidet bei gleichem Budget und weniger Terminen nicht mehr, ob du grundsätzlich in Frage kommst. Es entscheidet, ob du in der kürzeren Liste stehst und ob du schnell genug antwortest, um darin zu bleiben.
Willst du wissen, wo dein Haus in dieser Vorauswahl gerade steht, fang bei der Reaktionszeit deiner letzten zehn Anfragen an. Das kostet dich eine halbe Stunde. Über den Rest, also die Frage, wie diese Anfragen überhaupt bei dir landen, reden wir gern.